By zbierać i przechowywać akta potrzebne jest specjalnie do tego celu zaprojektowane wyposażenie i akcesoria. Firmy, których celem jest świadczenie kompleksowych usług archiwistycznych zajmują się także dystrybucją regałów i innych sprzętów pozwalających na bezpieczne przechowywanie dokumentów. W ofercie takich firm są np. kompaktowe regały typu jezdnego, zwiększające powierzchnię magazynową nawet o 60 %, posiadające ułożyskowane koła jezdne, zatemmobilne. Dodatkowe uchwyty pozwalają naprzesuwanie tylko poszczególnych elementów zestawu. Często wybierane są ponadto ogólnodostępne, metalowe regały typu magazynowego. Wydawać by się mogło, że regał, jaki jest, każdy widzi, jednak i tutaj zdarzają się nowatorskie rozwiązania konstrukcyjne. Przykładem może być regał karuzelowy z wbudowanym mechanizmem rotującym, który pozwala na pionowy ruch półek po okrężnej, dzięki czemu dokumenty trafiają wprost do rąk operatora. Jest to jedno z najnowocześniejszych i najbezpieczniejszych ze stosowanych obecnie rozwiązań. Osobne meble przeznacza się do składowania dokumentacji technicznej i geodezyjnej, w tym map i rysunków.
Outsourcing dokumentów, kompleksowa archiwizacja poza firmą, tzw. back office posiada liczne plusy. To po pierwsze gwarancja wypełnienia ustawowych zobowiązań odnośnie warunków przechowywania i ochrony danych osobowych, pełna dostępność, szybka i sprawna lokalizacja akt, oszczędność czasu (nie traci się go na żmudne wertowanie segregatorów), przestrzeni biurowej i pieniędzy (nie trzeba wydawać na regały i półki ani tworzyć dodatkowego etatu dla archiwisty). Co najistotniejsze, jedynie osoby do tego wyznaczone mają dostęp do dokumentów, a każde wypożyczenie jest ewidencjonowane, także w formie skanu i faksu. Pracownicy składu w krótkim czasie zrealizują zamówienie. Dokument można uzyskać faksem, w formie oryginału, skanu komputerowego udostępnionego na serwerze repozytorium elektronicznego lub przekazanego pocztą elektroniczną w ciągu zaledwie kilkunastu minut. Gdy nakaz posiadania ustąpi, firma realizuje skuteczne niszczenie dokumentacji i dalszą utylizację odpadów, zgodne z normami prawa, co potwierdzają odnośne protokoły przekazania, zniszczenia oraz wydany certyfikat zniszczenia. Cały proces spełnia normy ochrony środowiska.
Nawet małe firmy, nie mówiąc o dużych instytucjach państwowych, w procesie działalności wytwarzają spore ilości różnego rodzaju dokumentów: pism, wydruków, akt, umów handlowych, wyciągów itp., które często są powielane kilkukrotnie, w związku z czym z czasem ilość składowanego papieru w biurze może utrudnić jego sprawne funkcjonowanie. Z czasem też błyskawiczne odnalezienie poszukiwanegodokumentu czy umowy staje się trudne. Kompleksowa usługa związana z porządkowaniem, ewidencjonowaniem, utrzymaniem i niszczeniem dokumentów to archiwizacja. Odbiorcami usług archiwizacyjnych, oprócz dużych archiwów państwowych, są głównie instytucje publiczne, takie jak sądy, biblioteki czy przychodnie i szpitale oraz duże i średnie firmy prywatne. Zarówno przechowywanie dokumentów, jaki i ich niszczenie winno być dokonane w sposób staranny, z dopełnieniem procedur, aby przeciwdziałać ewentualnemu wyciekowi strzeżonych informacji, co mogło by narazić na szwank wizerunek firmy i zagrozić bezpieczeństwu gromadzonych danych handlowych czy personaliów klientów. Niszczenie dokumentów powoduje wieczyste utajnienie informacji w nich zawartych, zgodnie z normą DIN32757, nawet do 5. klasy tajności.
Zgodnie z 7. rozdziałem ustawy o ochronie informacji poufnych w instytucji, w której zachodzi przepływ dokumentów od klauzuli poufne aż do ściśle tajne musi zostać powołana odrębna jednostka organizacyjna, podlegająca pełnomocnikowi ochrony i obsługiwana przez pracowników legitymujących się stosownym upoważnieniem. Jest to kancelaria tajna. Kancelaria bierze odpowiedzialność zarejestrowanie, udostępnianie, obieg i przechowywanie dokumentów częściowo utajnionych, musi mieć takżewzorcową organizację pracy. Ustalenie, gdzie znajduje się każdy z dokumentów pozostających na jej stanie, powinno być wykonalne w każdej chwili. Powinna być zorganizowana w samodzielnym pomieszczeniu, zabezpieczonym zgodnie z przepisami o środkach ochrony fizycznej, a dokumenty w niej przetrzymywane muszą być fizycznie od siebie oddzielone, w zależności od posiadanej klauzuli tajności. Kancelarie tajne wyodrębnia się na specjalnych zasadach w służbach ochrony państwa, ministerstwach, wysokiej rangi instytucjach i kancelariach głównych organów władzy państwowej.